Pressemitteilung schreiben lassen: das sollten Sie beachten!
Viele Unternehmen stehen irgendwann vor der Herausforderung, dass sie eine Pressemitteilung schreiben lassen wollen. Doch viele Unternehmerinnen und Unternehmer wissen noch nicht genau, worauf es dabei ankommt. Deshalb haben wir von der Highfive Agentur für Kommunikation ein kleines Briefing für Sie zusammengestellt, damit Sie etwas besser einschätzen können, was dabei wichtig ist.
Die Grundlagen einer überzeugenden Pressemitteilung
Professionelle Pressemitteilungen gehen weit über das bloße Schreiben eines Dokuments hinaus. Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, dann ist das Ziel natürlich erst einmal eine textliche Ankündigung, die an Medien oder auch Stakeholder gerichtet ist. Doch die richtige Struktur und ein überzeugender Inhalt sind ebenfalls absolut entscheidend, um Journalistinnen und Journalisten sowie Leser abzuholen.
Wer eine Pressemitteilung schreibt, beginnt erst einmal mit der Relevanz und Neuigkeit des Inhalts für die Zielgruppe. Dabei ist wichtig, dass der Inhalt nicht nur informativ, sondern eben auch aktuell ist.
Folgende Punkte sollten Sie beachten
Relevanz und Neuigkeit: Wählen Sie Themen, die neu, ungewöhnlich, faszinierend oder auch von lokaler Bedeutung sind. Journalistinnen und Journalisten veröffentlichen natürlich gern Themen, die die Gesellschaft momentan bewegen.
Klarheit und Kürze: Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, sollte diese klar und prägnant sein. Fachjargon und komplexe Sprache sind dabei tabu, damit alles klar verständlich ist. Die Pressemitteilung sollte die wichtigen W-Fragen beantworten. Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie. Im Idealfall beantworten Sie diese Fragen bereits in der Einleitung. Der Text sollte dabei bitte nicht länger sein als eine A4-Seite. Noch einmal: Die Pressemitteilung muss unbedingt klar verständlich sein. Nutzen Sie deshalb auch Absätze sinnvoll und erstellen Zwischenüberschriften für eine noch bessere Lesbarkeit. Gehen Sie immer davon aus, dass jemand noch nie gehört hat, worüber Sie gerade schreiben!
Beziehung zu Journalisten: Behandeln Sie Journalistinnen und Journalisten wie Kundinnen und Kunden. Bleiben Sie respektvoll und professionell. Fragen Sie als Unternehmen einfach mal an. Wenn Sie als Unternehmen beispielsweise Kleidung verkaufen, kann es sinnvoll sein, Lifestyle-Magazine zu kontaktieren. Bauen Sie ein persönliches Netzwerk auf und besuchen Sie Redaktionen. Auch Journalisten sind Menschen. Wenn man sich von Angesicht zu Angesicht kennengelernt hat, wird der Kontakt sehr viel leichter.
Zielgruppenanalyse und thematische Relevanz der Pressemitteilung
Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, dann ist es wichtig, für die Pressemitteilung vorher eine tiefgreifende Zielgruppenanalyse umzusetzen. Und natürlich muss auch die Relevanz des Themas gegeben sein. Folgende Schritte sollten Sie beachten:
Identifizierung der Zielgruppe
Dazu zählen demografische Faktoren: Beispielsweise Alter, Geschlecht, Einkommen, Bildungsniveau und auch Standort.
Kaufverhalten: Motivation, Produktvorlieben, Kaufkanäle und beeinflussende Faktoren.
Psychografische Merkmale: Verhalten, Werte, Vorlieben und Persönlichkeitseigenschaften.
Erstellung von Nutzerprofilen oder Marketing-Personas basierend auf gesammelten Daten.
Regelmäßige Aktualisierung der Zielgruppenanalyse, damit Relevanz und Konversionsstärke dauerhaft und auch nachhaltig gegeben sind.
Segmentierung der Zielgruppe
Aufteilung der Zielgruppe in Segmente nach spezifischen Kriterien wie Alter, Einkommen, geografischer Standort oder auch Interessen.
Entwicklung spezifischer Strategien und Angebote für jedes Segment.
Themenwahl und Relevanz
Auswahl von Themen, die für die Zielgruppe von Interesse sind und aktuelle Relevanz haben.
Anpassung der Themen an die Zielgruppe der Medien, insbesondere bei lokalen Pressemitteilungen – Nutzung sorgfältig kuratierter Presseverteiler.
Kontaktaufnahme mit Journalistinnen und Journalisten als primäre Quelle für Inhalte, um in der täglichen Medienflut hervorzustechen.
Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, können Sie mit dieser Herangehensweise dafür sorgen, dass die Mitteilung die Aufmerksamkeit der Zielgruppe erregt. Gleichermaßen wird sie im besten Falle auch Interesse wecken und zum Handeln anregen.
Struktur und Formatierung der Pressemitteilung
Struktur und Formatierung einer Pressemitteilung sind entscheidend, damit die Mitteilung ihre maximale Wirkung erzielt. Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, sollten Sie deshalb diese weiteren Richtlinien beachten:
Überschrift und Unterüberschrift
Beginnen Sie mit einer zweiteiligen Überschrift; die Hauptüberschrift (Headline) sollte Neugier wecken, während die Unterüberschrift (Subline) den Inhalt näher erklärt. Die Überschrift sollte kurz, klar und aufmerksamkeitserregend sein, mit den wichtigsten Schlüsselwörtern.
Einführung und Hauptteil
Erster Absatz: Im ersten Absatz sollten Sie die wichtigsten Informationen zusammenfassen und auf diese Weise das Interesse des Lesers wecken, damit er oder sie weiterliest. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, dass Sie hierbei die fünf W-Fragen beantworten: Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Der erste Absatz muss alle notwendigen Informationen enthalten. Das erleichtert Leserinnen und Lesern die Entscheidung, ob sie den Rest der Pressemitteilung lesen möchten.
Hauptteil: Im Hauptteil können Sie weitere Informationen unterbringen und beispielsweise Zitate unterbringen. Die Struktur sollte so sein, dass Sie mit den wichtigsten Informationen beginnen und sich dann nach und nach in Richtung weniger wichtig entwickeln. Nutzen Sie Zwischenüberschriften, damit die Lesbarkeit erhalten bleibt.
Abschluss: Schließen Sie die Pressemitteilung mit einem Absatz über das Unternehmen. Die Boilerplate sollte in der dritten Person geschrieben sein.
Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, dann sollte die Pressemitteilung thematisch ‚eingedampft‘ sein. Bedeutet, dass Sie unbedingt darauf verzichten sollten, die Mitteilung zu umfangreich zu schreiben. Wenn man ehrlich ist, passen die wichtigsten Informationen auf eine Seite.
Sprache und Stil der Pressemitteilung wählen
Sprache und Stil spielen eine entscheidende Rolle, wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen. Denn die Pressemitteilung sollte sowohl professionell als auch zugänglich sein. Eine Kombination, die manchmal eine gewisse Herausforderung darstellen kann. Leichter wird es, wenn Sie folgende Punkte beachten, um Ihre Botschaft klar und effektiv zu vermitteln:
Fakten und klare Aussagen
Vermeiden Sie Marketing-Sprache.
Nutzen Sie das Präsens, um Aktualität zu signalisieren.
Schreiben Sie in der dritten Person, um Neutralität auszustrahlen.
Verständlichkeit
Erklären Sie technische Begriffe und Abkürzungen.
Verzichten Sie auf Füllwörter.
Verwenden Sie aktive Sprache.
Lesbarkeit
Wählen Sie leicht verständliche Wörter und Formulierungen.
Kurze Sätze erleichtern das Lesen und Verstehen.
Schreiben Sie Zahlen von 1 bis 12 in Wörtern, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Wenn Sie Pressemitteilungen schreiben lassen, ist es natürlich auch wichtig, dass die Pressemitteilung frei von Rechtschreibfehlern ist. Nutzen Sie eine klare, präzise und fesselnde Überschrift, die die Hauptbotschaft zusammenfasst.
Binden Sie relevante Schlüsselwörter ein, nach denen Ihre Zielgruppe wahrscheinlich sucht, damit auch Suchmaschinenoptimierung (SEO) gegeben ist.
Ein klarer, spezifischer und handlungsorientierter Call-to-Action sollte nicht fehlen. Ein Call-to-Action ist eine Handlungsaufforderung, die dem Leser oder der Leserin sagt, was sie jetzt machen sollte. Beispielsweise: Jetzt unser Getränk probieren!
Veröffentlichung und Distribution der Pressemitteilung
Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben lassen, gibt es mehrere Möglichkeiten der Veröffentlichung:
Sie veröffentlichen die Mitteilung selbst in einem Portal oder Verteiler
Sie lassen die Mitteilung von Ihrer Agentur veröffentlichen
Sie veröffentlichen die Mitteilung auf Ihrer Website
Die Vorteile eines Presseverteilungsdienstes
Sie erreichen ein breites Publikum durch professionelle Presseverteilungsdienste, die hin und wieder auch hochpreisig sein können
Stellen Sie sicher, dass Ihre Pressemitteilung relevante Medien und Plattformen erreicht.
Veröffentlichung auf verschiedenen Kanälen:
Eigene Website: Veröffentlichen Sie die Pressemitteilung auf Ihrer Website, um Besuchern aktuelle Informationen und Neuigkeiten (zum Beispiel auch zum Download) anzubieten.
Social Media: Nutzen Sie Plattformen wie LinkedIn, X, Facebook, oder auch Instagram, um Ihre Pressemitteilung zu teilen und die Interaktion mit Ihrem Kanal zu fördern.
Weitere Formate: Sie können Ihre Pressemitteilung natürlich in Form von Blog-Posts schreiben lassen.
Qualitätssicherung und Richtlinienkonformität
Wenn Sie eine Pressemitteilung schon schreiben lassen, dann sollte natürlich die Agentur oder das jeweilige PR-Unternehmen die Qualitätssicherung übernommen haben. Aber sicher ist sicher! Also nutzen Sie die folgenden Hinweise noch einmal, um wirklich sicherzugehen.
Überprüfen Sie Grammatik, Rechtschreibung, Zeichensetzung und Klarheit, damit wirklich alles stimmt.
Passen Sie die Formatierung der Pressemitteilung und den Stil an Ihre Anforderungen an, falls nicht schon gesehen.
Vielen Dank, dass Sie unseren Blogbeitrag zum Thema: „Pressemitteilung schreiben lassen“ gelesen haben. Sollten Sie Fragen an uns haben (oder bei uns eine Pressemitteilung schreiben lassen wollen), dann freuen wir uns sehr auf Ihre Anfrage.
Ihr Team der Highfive Agentur für Kommunikation in Hamburg